Möten är en naturlig del av vår arbetsdag och ett viktigt verktyg i allt från att ses och fatta beslut till att planera och prioritera. Oavsett om du jobbar dagligen på distans eller har börjat göra det nu, så finns det några saker att tänka på innan, under och efter för ett lyckat distansmöte. Här är 8 konkreta steg:
Innan
1. Bestämma – ett tydligt syfte och mål med mötet som kommuniceras ut till deltagarna i god tid innan
2. Planera – utifrån syfte och mål, både för val av mötesmetoder som teknik och lokal.
3. Skicka – agenda, dokument, webblänkar och info om teknik som behövs, i god tid innan mötet så att deltagarna kan förbereda sig
4. Testa – tekniken innan mötet så att allt funkar.
Under
5. Starta – mötet, välkomna deltagare och presentera syfte, mål och agenda. Se till att deltagarna får en uppfattning av varandra, genom en presentation eller metod som passar. Att ”checka in” är te x en bra metod att starta ett möte med
6. Möjliggör – och facilitera för mötesdeltagare att delta aktivt under distansmötet, te x genom chatt, muntligt efter den metod som passar syftet bäst. Bestäm hur ni ska göra för att tekniken inte ska distrahera under mötet som att stänga mikrofonen då deltagare inte ska prata.
7. Avsluta – mötet genom att ”checka ut” eller be någon summera vad som sagts och vad som är nästa steg efter mötet
Efter
8. Följ upp – genom att maila ut dokumentation eller ev. beslut om nästa steg efter mötet